Vorformulierte Antworten sind ein sehr nützliches Tool, dass Ihren Mitarbeitern ermöglicht, konsistente Antworten an Kunden zu geben. Es ist eine der vielen erstaunlichen Chat-Funktionen, die Conversation24 bietet. Sie machen die Arbeit der Agenten viel effizienter und einfacher.
Vorformulierte Antworten sind gespeicherte Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen. Ein kurzer Tastaturbefehl im Eingabefeld und schon sind die Fragen beantwortet. Dies ermöglicht dem Agenten einen noch schnelleren Kundenservice.
Auch wenn die Antworten vorformuliert sind, heißt das nicht, dass sie für die Kunden vorformuliert klingen sollten. Es ist sehr wichtig, dass die persönliche Note des Gesprächs auch bei der Verwendung von Schnellantworten erhalten bleibt. Was sind also ihre Vorteile und wie erstellen Sie die besten für eine reibungslose Konversation mit Ihren Kunden? Nun, lesen Sie weiter.
Vorteile von vorformulierten Antworten
Abgesehen davon, dass sie das Leben der Chat-Agenten viel einfacher machen, gibt es viele andere Vorteile dieser Funktion:
Verbessern Sie die Geschwindigkeit
Vorformulierte Antworten sind bereits geschrieben und bereit, im System verwendet zu werden. Auf diese Weise müssen die Agenten die gleiche Antwort nicht immer wieder neu schreiben. Sie können einfach einen kurzen Tastaturbefehl zusammen mit dem Stichwortsatz für die Antwort verwenden. Das beschleunigt die Dinge für beide Seiten enorm! Die Kunden müssen nicht mehr darauf warten, dass der Agent die ganze Antwort schreibt. Und die Agenten haben mehr Zeit, sich dem nächsten Kunden zu widmen, während sie auf die Antwort des vorherigen Kunden warten. Kleiner Tipp: Senden Sie die Antworten nicht zu schnell, da Sie sonst Gefahr laufen, als Roboter angesehen zu werden.
Sparen Sie Zeit
Dieser Punkt geht mit dem vorherigen einher. Der Chat-Agent ist in der Lage, einen Kunden schneller zu bedienen, mit schnellen Antworten. Das bedeutet, dass sie mehr Zeit haben, um mehr Kunden gleichzeitig zu helfen. Oder in der Zwischenzeit an ihren zusätzlichen Aufgaben zu arbeiten. Das Beste daran ist – es spart auch Ihren Kunden Zeit. Sie erhalten ihre Antworten in kürzester Zeit. Und wir alle wissen, wie wichtig Geschwindigkeit heutzutage ist, besonders im Kundenservice.
Keine Fehler
Vorgefertigte Antworten werden im Voraus geschrieben. Das bedeutet, dass die Person, die sie geschrieben hat, sich Zeit genommen hat, darüber nachzudenken und sie sorgfältig zu schreiben. Sie haben sie doppelt und dreifach geprüft und sichergestellt, dass sie keine Fehler enthalten. Es ist ein Muss, einen Service mit so wenig Fehlern wie möglich anbieten zu können. Wenn die Antwort erstellt ist, ist sie ohne Tippfehler und grammatikalisch korrekt. Auf diese Weise arbeitet der Chat-Agenten viel schneller und bietet einen qualitativ hochwertigen Service.
Möglichkeit, Antworten anzupassen
Selbst wenn Sie vorformulierte Antworten auf alle möglichen Fragen haben, müssen Sie dennoch sicherstellen, dass Sie ein einzigartiges und persönliches Erlebnis bieten. Jeder Kunde ist anders und so auch jedes Gespräch. In solchen Fällen können die Agenten die ausgewählte Antwort anpassen, bevor sie sie senden. Sie werden immer noch die richtigen Informationen geben, aber sie werden entsprechend der Situation und der Art und Weise, wie der Kunde die Frage gestellt hat, formuliert.
Mit diesen Vorteilen helfen vorgefertigte Antworten Ihren Chat-Agenten, ein besseres Kundenerlebnis zu bieten, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.
Der beste Weg, um fantastische vorgefertigte Antworten zu erstellen
Das Erstellen von schnellen Antworten ist etwas, das mit großer Verantwortung getan werden sollte. Dies sind die Antworten, die Ihre Kunden von Ihren Agenten erhalten werden. Und sie müssen korrekt, knapp und professionell sein.
Alle benötigten Informationen in einer kurzen und leicht lesbaren Form zu geben, ist keine leichte Aufgabe. Aber es gibt einige Dinge, die Sie tun können, um sicherzustellen, dass Sie den Job richtig machen.
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Sehen Sie sich Ihre Website mit den Augen Ihrer Kunden an. Denken Sie an all die möglichen Fragen, die sie haben könnten. Fragen zu Ihrem Produkt/Ihrer Dienstleistung, zur Funktionsweise Ihrer Website, zu den Abläufen, usw.
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Schreiben Sie alle Fragen auf, die Ihnen in den Sinn kommen, während Sie Ihr eigener Kunde sind. Von den einfachsten bis zu den kompliziertesten. Es kann immer Fragen geben, an die Sie nicht gedacht haben, aber es ist am besten, wenn Sie fast alles haben.
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Und dann fangen Sie an, die Antworten zu schreiben. Hier sind einige Tipps, wie Sie jede Nachricht sauber und korrekt übertragen können:
- Verwenden Sie einfache Worte, die für jeden verständlich sind. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Nachricht leicht verständlich und klar ist.
- Verwenden Sie kurze Sätze. Genauso wie die Wörter einfach sein müssen, sollten Sie auch einfache Sätze verwenden. Heutzutage lesen die Leute nicht gerne lange Texte. Wenn Sie also wollen, dass sie lesen, was Sie zu sagen haben, stellen Sie sicher, dass es kurz ist.
- Stellen Sie Informationen im Voraus bereit. Auch wenn Sie die Hauptfrage bereits beantwortet haben, achten Sie darauf, dass Sie noch ein wenig mehr Informationen hinzufügen. Denken Sie an die Fragen, die bei Ihrer Antwort auftauchen könnten, und geben Sie kleine Informationen im Voraus. Übertreiben Sie es aber nicht, wir versuchen immer noch, die Antworten so kurz wie möglich zu halten.
- Sobald sie fertig sind, überprüfen Sie sie alle auf Grammatik und Rechtschreibung. Auf diese Weise können Ihre Agenten die Antworten schneller abschicken, sofern sie sie nicht anpassen sollen.
- Wählen Sie einprägsame Schlüsselwörter für jede Antwort. Sie müssen kurz, einfach und auf die Informationen bezogen sein.
- Last, but not least – aktualisieren Sie Ihre Antworten, sobald sich eine der Informationen ändert. Sie müssen vermeiden, Ihren Kunden falsche Informationen zu geben.
Machen Sie heute das Beste daraus
Alles in allem – Sie müssen sicherstellen, dass Sie die Funktion der vorgefertigten Antworten bestmöglich nutzen. Damit Ihre Kunden gut informiert sind und einen schnellen und einfachen Service erhalten haben.
Vorformulierte Antworten sind ein sehr wichtiger Teil der täglichen Arbeit eines jeden Chat-Agenten. Mit ihnen haben sie die Chance, einen noch schnelleren, aber dennoch persönlichen und professionellen Service zu bieten.
Profitieren Sie noch heute von den Vorteilen der vorformulierten Antworten!
